ハイブリッド会議とは

ハイブリッド会議とは、ZoomミーティングやWebEX、Microsoft Teamsなどの会議アプリを用いて、会場に集まった方とオンライン参加者が隔てなく会議を行う開催形式です。
会場に集まる方がメインの場合もあれば、オンラインの発言者も発言機会が多い場合もあり、日本のDX化と共に発展している開催形式がハイブリッド会議です。

オンライン会議との違いや難易度の違い

Zoomミーティングなどの会議アプリに、各自がPCでオンライン参加するオンライン会議とは異なり、ハイブリッド会議では会場にも多数の発言者が参加していることがあります。
そのような場合、主に音声のやり取りで苦労される方が多いようです。

各自がPCで参加する場合には、PCのマイクやカメラ、スピーカーといった基本機能を用いて簡単にオンライン会議が可能です。
しかし、会場に参加者が多い場合には、会議室や講義室、時にはホール等の会場を使用することとなり、一般的なハンドマイクや会場設備音響となるスピーカーを使用することが想定されます。
そのような場合、会議アプリと会場音響設備の間の音声は、マイナスワンという音声処理をミキサー等で行う必要があり、一般の方にはややハードルが高くなります。

また、スクリーンに会議アプリの画面を表示した場合、操作中のアイコンやマウス操作、メール通知音や画面共有時のサイズなど、様々な面で苦労することが多いようです。

東京でハイブリッド会議の業務委託が可能な委託業者

例えば東京を例に、ハイブリッド会議の委託業者はどのような業務内容があるのでしょうか。

費用は規模により、５万円〜６０万円程度が相場のようです。
手配内容により大きく費用が変わってくる点がポイントです。
※東京都内１０社の基本パッケージを参考値としています。

■当日の会議アプリや音声処理、スクリーン投影など技術面を請け負う業者
主にWeb会議ツールや音響、映像、ネットワークなど、技術関連の専門知識のある業者です。
元々はホールでの映像や音響業務を行なっており、ハイブリッド会議の発達により新たに誕生しつつある過渡期の業界として、映像業者や音響業者、Web関連のIT企業がサービス化をして提供している場合があります。
技術が専門のため、トラブルに強く、冗長化といったようなボトルネックへの対処が基本的に網羅されているため、技術面では安心です。
一方、書類作成や速記など、技術関連ではない業務を請け負うことは専門性が低くなる懸念もあります。

費用は会場の設備内容により、１０万円〜３０万円程度が相場のようです。
主に機材＋人件費（時間）という計算方法が多く、業務の難易度によっての違いはあまりなく、スタッフ人数によって費用が変動する業者が多いようです。
※東京都内１０社の基本パッケージを参考値としています。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
ハイブリッド会議には企業や機関、学校や自治体などの内部リソース（人材）だけでは、トラブル対応や円滑な会議運営が難しい場合もあります。
専門業者選びにおいて、どのような業務を委託するか、それぞれの業界ごとにハイブリッド会議への対応内容が異なり、費用も大きく違いが出ています。
適切な外部リソースを選ぶ上で、ハイブリッド会議の業務を行う会社自体の得意分野を見極める点も、トラブルのない運営には重要なポイントです。

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